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Externalisation de l’impression

3 étapes clés pour réussir l’externalisation de ses impressions

Centre de reproduction VS externalisation : une remise en cause du modèle intégré

Les centres de reprographie intégrés n’ont plus le vent en poupe dans le contexte que nous traversons. Ils ne répondent plus aux exigences de souplesse, notamment avec le télétravail, que nous a imposé la pandémie.

La plupart des organisations regardent et appréhendent de manière nouvelle leur fonctionnement pour essayer de gagner en agilité et de réduire leurs coûts. L’externalisation de l’impression devient une variable d’ajustement non négligeable à étudier de près (voir notre article “L’externalisation des impressions comme source d’économie“).

Votre entreprise dispose d’un centre de reprographie et s’interroge sur l’intérêt de cette solution à court et moyen terme ? Vous envisagez l’externalisation de votre impression ?

Voici les 3 étapes clés pour externaliser vos impressions en toute sérénité.

Etape 1 : Déterminer le coût réél de l’impression

Avant de franchir le pas, il est important de déterminer de manière précise ce que représente le poste « impression » aujourd’hui pour votre entreprise. Au premier abord on pourrait simplement prendre le nombre total d’impression sur une année et de le multiplier par le coût copie (ce coût varie pour chaque entreprise, en fonction du contrat négocié avec le fournisseur de matériel).

Cependant, le centre de reprographie intégré génère des coûts fixes, parfois mal identifiés, mais non négligeables.

  • Tout d’abord, votre entreprise est engagée auprès d’un constructeur type Xerox, Canon ou autre, qui a mis à disposition, dans vos locaux, le matériel d’impression et de façonnage. Le contrat, pouvant aller de 3 à 5 ans, inclut également la maintenance des équipements, l’approvisionnement en consommables, et les consommations. Il comprend par ailleurs des engagements mensuels minimum sur le nombre de copies couleur et/ou N&B.
  • Ensuite, pour faire fonctionner votre centre de reprographie vous disposez de salariés, managers et opérateurs. Cela peut aller de 1 à plusieurs dizaines de personnes, en fonction de sa taille. Cette équipe nécessite un suivi en termes d’organisation et de ressources humaines, pour gérer notamment les absences, les remplacements, les congés, … Parfois, en cas de pic d’activité, elle peut s’avérer sous-dimensionnée et vous devez alors recourir à de la sous-traitance générant des coûts additionnels.
  • Enfin la surface allouée au personnel, au matériel et aux stocks de consommables représente plusieurs dizaines de m2 (voire centaines si vous disposez de plusieurs centres de reprographie).

C’est l’addition de ces différentes charges qui représente le coût réel de l’impression et qui est à comparer, à volume égal, au coût d’une solution d’externalisation. Vous pourrez, au vu de ces résultats, faire le meilleur choix pour optimiser le poste impression au sein de votre entreprise.

Etape 2 : Choisir un partenaire de confiance, les bonnes questions à se poser

Le choix d’un prestataire fiable, présent à toutes les étapes de votre projet est un gage de réussite. Pour vous assurer de sa capacité à vous accompagner, voici 4 points clés à vérifier en matière de conseil, de service et d’accompagnement.

Que faire du parc machines existant et du contrat qui me lie à un constructeur ?

C’est un élément essentiel au changement et sans doute un des principaux freins. Votre futur partenaire doit avoir la capacité de vous accompagner sur ce point. Et même mieux. En tant que professionnel de l’impression et du fait de ses relations privilégiées avec les constructeurs, l’idéal est qu’il soit en mesure de gérer, pour vous, toute cette partie. S’il est capable de négocier pour vous la fin du contrat, sans coûts complémentaires, même si ce dernier n’est pas arrivé à échéance, mettez-le dans votre short-list.

Comment mes équipes vont-elles pouvoir travailler avec un prestataire externe ?

Assurez-vous que votre futur partenaire vous propose une solution de gestion des commandes adaptée à vos besoins. L’outil doit non seulement être ergonomique et facile à utiliser, mais ses fonctionnalités doivent apporter de vrais services à l’utilisateur comme le suivi en temps réel de ses commandes d’impression.

Pour les responsables de service ou les services achats, cet outil doit permettre également de disposer de tableaux de bord pour suivre les budgets.

Une fois ma commande passée, quels sont les délais de livraison pratiqués ?

Les conditions et délais de livraison dépendent d’une part de la capacité de votre partenaire à réaliser les commandes dans des délais très courts et d’autre part des solutions de logistique et de transport sur lesquelles il s’appuie.

Dans la capacité de production, il est indispensable de se renseigner sur le parc machines et les savoir-faire. N’hésitez pas à demander quelle est l’organisation prévue pour livrer dans des délais très courts. Des sites de production qui travaillent en continu envoient un signal positif sur la capacité du prestataire à vous livrer le jour même.

Est-ce que tout ce que j’imprime actuellement en interne, via mon centre de reprographie, peut être pris en charge par un prestataire ? Et si oui, qu’est-ce que ce dernier peut m’apporter de plus ?

Vous imprimez des documents spécifiques ? Vos impressions ont un caractère ultraconfidentiel ? Quelles que soient vos spécificités métier, assurez-vous bien que votre partenaire soit à même d’y répondre et dispose de l’expérience et du savoir-faire nécessaires.

De plus, en abandonnant votre centre de reprographie, vous allez basculer vers un nouveau mode de fonctionnement. Profitez-en pour recenser les autres types d’impression que vos différents services font réaliser : marketing, grand format, plans, …

La centralisation auprès d’un seul et unique prestataire permettrait une optimisation de l’ensemble de vos achats d’impression et une plus grande efficacité opérationnelle. Assurez-vous que votre futur partenaire d’impression puisse répondre également à ces autres besoins.

Et si votre entreprise est, comme beaucoup, touchée par la généralisation du télétravail, il peut être intéressant de vous appuyer sur ce partenaire pour permettre à vos collaborateurs d’imprimer et de se faire livrer les documents du quotidien, qu’ils impriment habituellement via les copieurs multifonction.

Étape 3 : Accompagner les équipes au changement

Tout changement au sein de l’entreprise suscite des craintes. Il est important d’accompagner vos collaborateurs. Les faire adhérer en expliquant les raisons de la transformation et les bénéfices que l’entreprise et les salariés peuvent en tirer. Là encore, votre prestataire a un rôle déterminant. Sa capacité à vous faire profiter de son expertise pour vous proposer un accompagnement sur mesure dans cette étape clé peut faire pencher la balance en sa faveur.

Vous êtes convaincu que l’externalisation de l’impression est LA solution la plus adaptée pour votre entreprise. Vous souhaitez être accompagné par un partenaire de confiance qui remplisse vos exigences en matière de qualité de service et d’accompagnement ? Prenons rendez-vous !

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