Vous avez la charge de la mise en place d’une politique d’impression au sein de votre entreprise, et vous vous posez des questions sur les optimisations possibles, la solution de gestion la plus pertinente par rapport à vos besoins, et tous les éléments en prendre en compte en matière de gestion des flux d’impressions. Nous avons recensé pour vous les points essentiels !

LA NECESSITE D’UNE GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE

En prenant la décision de définir une véritable stratégie de gestion des flux imprimés, vous prenez la voix de la structuration de vos données et du choix du logiciel adapté. Pour améliorer l’efficacité de votre organisation, la mise en place de la gouvernance de l’ensemble de ces flux permettra de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance. Il s’agit là de la meilleure manière de gérer un volume important de données plus ou moins structurées, provenant de sources et canaux d’information différents, et de s’assurer de son contrôle.

Il est à noter que la gouvernance documentaire nécessite de détacher des ressources dédiées pour gérer le projet d’optimisation des services d’impression. Faute de ces moyens, la majorité des entreprises repousse la mise en œuvre du management et malgré la reconnaissance de l’impact tant au niveau des coûts d’impression qu’au niveau de la sécurité et de l’accessibilité des données. Cependant si vous disposez d’une solution qui vous simplifie la prise en main, la numérisation comme l’archivage des données deviendront naturelles. Pour vous, c’est l’assurance que les utilisateurs s’approprieront rapidement ces nouvelles solutions.

Les solutions de centralisation d’impression sont nombreuses, certaines sont spécifiquement développées pour une entreprise en particulier, d’autres proposent de personnaliser certaines fonctionnalités. La latitude de développements sur mesure de ces logiciels est très variable selon les fournisseurs de services d’impression.

IMPRIMER AVEC SERENITE TOUT EN RESPECTANT LA PLANETE

Si vous avez d’importants objectifs RSE, alors vous recherchez certainement le juste équilibre entre le zéro papier et l’impression des documents stratégiques. S’opposent alors la gestion dématérialisée des papiers administratifs et l’impression papier incontournable telles que les supports marketing et de communication. Vous veillerez alors à optimiser les coûts de ces travaux de manière rigoureuse, par exemple en facilitant les achats mutualisés dans votre stratégie d’optimisation de l’environnement impression. Un outil de GED connecté à des services d’impression vous permettra de réaliser cette rationalisation. Il vous permettra de faciliter le suivi des achats de print ou numérisation, et de centraliser la gestion des factures.

En opérant avec le souci d’optimiser vos dépenses en impression, vous évitez la gâche, tout en mutualisant l’utilisation des consommables (toner, …) et en rationalisant. Ceci est rendu possible par la délégation des travaux d’impression auprès d’un expert de l’externalisation des impressions.

Pour aller plus vite, la tentation est grande de se rapprocher du prestataire actuel qui gère votre parc machines, comme la solution Uniflow, proposée par la société Canon, fabricant d’imprimantes multifonctions. Néanmoins il existe des prestataires qui ont une approche multi-plateforme et indépendante. Parmi ces solutions indépendantes, on note PaperCut et Ozalid (Quarante Six). En optant pour ces derniers, vous aurez une solution de gestion des documents et des impressions totalement opérationnelles, avec une technologie qui s’intègrera parfaitement quels que soient votre parc d’imprimantes, votre organisation et les systèmes exploités (Android, Windows, Linux…), et le mode d’utilisation quotidien de la plateforme de print (à distance que sur site).

LES ALTERNATIVES AUX IMPRIMANTES MULTIFONCTIONS (MPF) : UNE TRANSITION EN DOUCEUR

Après avoir évaluer les intérêts de basculer sur des solutions combinant production d’imprimés et gestion sécurisée des flux, vient le temps de penser à votre parc d’imprimantes et copieurs.

S’il va tendre à se réduire drastiquement, ce parc peut être un moyen pour effectuer une transition en douceur vers l’externalisation totale. Ils pourront servir à la numérisation de certains documents papier par les utilisateurs eux-mêmes. Encore une fois, tout dépend de vos besoins et l’intérêt de remplacer les MPF par un ou des scanner(s) peut se faire sentir. Une autre alternative pour la numérisation de masse de documents : l’externalisation.

Comment choisir entre un scanner professionnel et un copieur multifonction ?

Pour choisir entre un copieur multifonction (MFP – abréviation anglaise de Multiple Function Printer ou Product-) et un scanner professionnel, il faut commencer par analyser votre besoin et vos futurs usages ! Pour ce faire, voici les questions essentielles à se poser :

• Quels types de document vont être numérisés ?
• Quelle est la volumétrie de documents à prendre en compte ?
• Quelles sont vos exigences au niveau de la qualité ?
• Combien de documents peuvent être scannés à la fois ?
• Quelles fonctionnalités sont attendues par vos différents services ?
• Ou encore : la vitesse de numérisation ? La durée de vie pour ce matériel de numérisation ?

Les critères en faveur du scanner professionnel sont la facilité d’utilisation, la simplicité de configuration et l’intégrabilité avec votre système d’information. Le facteur de configuration peut faire la différence. En effet, les scanners présents dans vos bureaux sont paramétrables spécifiquement pour vos projets de numérisation et de GED. Tandis que les MFP peuvent être modifiés par les utilisateurs. Aussi, d’un travail d’impression à l’autre, le MPF aura pu changé de paramètres, ce qui peut faire perdre beaucoup de temps à vos équipes.

Enfin, il faut penser à l’externalisation. Faut-il vraiment investir dans un scanner, un logiciel de RAD-LAD* et avoir du personnel formé à la numérisation et l’indexation ? Ne serait-ce pas reporter une échéance inéluctable ?

*RAD : Reconnaissance Automatique des Documents
*LAD : Lecture Automatique des Documents

La dématérialisation pour faciliter la gestion de vos documents et automatiser vos processus métier. De la centralisation des données à la gestion d’un outil de GED : suivez le guide… By Quarante Six !

COMMENT ABORDER LA DEMATERIALISATION DE LA GESTION DOCUMENTAIRE ?

Lorsqu’il s’agit de trouver des solutions pour la gestion de vos contenus, assets marketing, et tous documents devant être archivés de manière numérique, une large palette de choix s’offre à vous. Nous aurions tous tendance à commencer par réaliser un benchmark en premier lieu les outils informatiques pour répondre à nos problématiques de stockage des données. Cependant, si l’outil de gestion est une étape du processus de digitalisation des documents papier, il n’en est pas pour autant la pierre angulaire de votre réflexion. Le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) est un facilitateur, certes, mais il se doit avant tout de répondre à vos besoins, qui divergent d’un utilisateur à l’autre, d’un service à l’autre, et varient fortement selon les entités.

La première étape de ce projet de transformation digitale, consiste donc à mener un audit de votre entreprise. Celui-ci vous révélera alors les axes d’amélioration de votre gestion documentaire, les freins de certains utilisateurs, vos besoins réels en archivage (volume des archives existantes et des documents à numériser). Les objectifs à garder comme ligne de conduite pendant toute la durée de votre projet de transformation sont : gain en productivité, modularité et agilité.

A la lumière de ces nouvelles connaissances, vous pourrez trouver l’entreprise de services numérique qui aura la capacité de répondre à l’ensemble de vos prérequis. Quant à la sélection en elle-même du prestataire idéal, les services qu’il propose doivent inclure l’accompagnement ainsi que la personnalisation des solutions proposées. C’est un fait, une solution globale de management des solutions doit :

• savoir se faire caméléon pour s’interfacer avec vos ERP, vos systèmes d’information,
• s’adapter à vos usages,
• être évolutive dans le temps tout comme votre business.

LA GESTION ELECTRONIQUE SECURISE-T-ELLE REELLEMENT VOS DOCUMENTS ET CONTENUS IMPORTANTS ?

Penchons-nous désormais sur la seconde étape dans la digitalisation de vos processus métier, pour nous intéresser tout particulièrement à votre future plateforme documentaire.

Votre logiciel de gestion des documents va jouer le rôle de colonne vertébrale de votre organisation.
Pour s’assurer le maintien du traitement de vos flux documentaires et la sécurité de vos données en cas de sinistre ou d’incident, le PCA doit prendre en compte le management de documents.

Fait étonnant, selon une étude réalisée en 2020 par Archimag pour Pitney Bowes auprès de 70 organisations françaises publiques et privées, 64% des organisations n’ont pas mis en place de PCA spécifique à la gestion documentaire, ce qui est problématique avec l’accélération du télétravail. Très peu d’entreprises se sont organisées pour gérer les risques liés au flux documentaires tels que les espaces en ligne de stockage sécurisés, portails dédiés et personnalisés, et autres coffres-forts numériques.

Et pourtant l’accès à certains documents de travail reste essentiel. De nombreux processus métier restent encore basés sur le papier, ce qui est le cas dans les directions comptables et financières (factures, contrats fournisseurs, …), les ressources humaines (contrats d’embauche, bulletins de salaires…) et les documents commerciaux et marketing.

Depuis le début de la crise sanitaire, on aurait pu croire que la tendance se serait inversée. Les entreprises ont eu une prise de conscience mais elles se mettent en ordre de marche avec lenteur. En fin d’année 2020, moins d’1 organisation sur 10 a fait appel à un prestataire externe pour le traitement de certains flux documentaires. Une des raisons de ce retard dans l’implémentation d’une solution GED spécifique se résume aux problèmes rencontrés dans la réalisation de l’audit, par les gestionnaires de projets . Celle-ci peut être très longue surtout pour les grands groupes qui doivent composer avec des organisations complexes et des entités éparses.

Pour pallier ce problème, s’adjoindre les services d’une entreprise spécialisée en management des ressources documentaires permet de faire la différence. Vous gagnez du temps pour accélérer votre projet de transformation digitale et êtes en règle avec les impératifs d’un PCA. Vous éviterez ainsi les ruptures d’exploitation qui viennent perturber le fonctionnement habituel de votre organisation, ce qui est fort appréciable en contexte de crise comme celle du Covid-19, et demeurent pourtant méconnus des entreprises. Au passage, pensez à vous assurer que votre fournisseur de gestion GED a lui aussi mis en place un PCA dans son entreprise.

QUELLES SONT LES FONCTIONNALITES INCONTOURNABLES DES PLATEFORMES NUMERIQUES ?

En ce qui concerne le côté purement technique, la dématérialisation vous assure également une gestion optimale des risques par l’automatisation et le contrôle des processus métier. Le mode SAAS, qui est un système de gestion dans le cloud, est le plus courant pour la gestion électronique des documents, avec un accès par un portail dédié. En complément de l’assurance d’une accessibilité des données et de tout document 24h/24. Cela vous garantit également une sécurité accrue des datas et leur conformité avec vos systèmes d’information.

D’un point de vue fonctionnel, les plateformes d’archivage permettent d’accéder à tous vos documents peu importe votre lieu de travail (sur site ou en télétravail). La prise en main doit être simple pour les utilisateurs et permettre la consultation, l’organisation, la recherche et la personnalisation des documents. En parallèle, il vous faudra veiller à ce que le paramétrage et la mise à jour restent fluides pour les directions opérationnelles (comptabilité, ressources humaines, …). Ce point fait partie de la définition de la gouvernance de l’information, qui est un sujet connexe aux logiciels de GED et qui mérite d’être pensé en amont. Il doit faire partie de la documentation liée à l’outil informatique qui vous sera délivré.

Grâce au logiciel de GED, la traçabilité de tout document ou information est maîtrisée. Vous optimisez ainsi l’ensemble des données avec un objectif adapté à chaque métier :

• Pour la gestion administrative, comptable et financière : atteindre le zéro papier en 2030 pour basculer vers le « tout électronique »,
• Pour les équipes marketing et communication : optimiser les outils et assets, faciliter leur accès et leur diffusion maîtrisée pour impression, permettre la personnalisation en ligne de documents-types afin de respecter la charte graphique de l’entreprise.

Enfin la collaboration est améliorée grâce aux fonctionnalités de validation par la hiérarchie, voilà une sécurité supplémentaire appréciable. D’autre part, même si la majorité des GED sont ergonomiques, la formation peut être nécessaire lorsque l’éditeur aura adapté le logiciel à vos besoins spécifiques. Dans ce cas, lors de votre recherche de fournisseur, n’hésitez pas à choisir celui qui propose des sessions de formations auprès de vos collaborateurs en complément, ou des tutoriels comme l’a mis en place le cabinet de conseil PwC grâce à Quarante Six.

Pour résumer, votre plateforme de gestion documentaire fluidifie le parcours entre les contenus, informations et toute forme de data de votre entreprise et réduit vos dépenses opérationnelles. Elle offre un accès sécurisé, rapide, et efficace à vos données. Votre gestion de flux documentaire n’est plus un obstacle au maintien et à la réussite de votre activité, quelques soient les événements extérieurs qui pourraient l’impacter.

Face à l’urgence d’agir concrètement et efficacement contre le réchauffement climatique, le Groupe Quarante Six finance la plantation de 1046 arbres pour le projet de création d’un îlot forestier de 8000 mètres carrés en bordure d’autoroute à Mulhouse.

Le chantier s’est déroulé durant le mois de février 2021 avec la plantation 25 000 arbres appartenant à environ 40 espèces locales différentes. Cette forêt permettra de capter et stocker du carbone, de créer des refuges de biodiversité.

Les centres de reprographie intégrés n’ont plus le vent en poupe dans le contexte que nous traversons. Ils ne répondent plus aux exigences de souplesse, notamment avec le télétravail, que nous a imposé la pandémie.

La plupart des organisations regardent et appréhendent de manière nouvelle leur fonctionnement pour essayer de gagner en agilité et de réduire leurs coûts. L’externalisation de l’impression devient une variable d’ajustement non négligeable à étudier de près (voir notre article “L’externalisation des impressions comme source d’économie“).

Votre entreprise dispose d’un centre de reprographie et s’interroge sur l’intérêt de cette solution à court et moyen terme ? Vous envisagez l’externalisation de votre impression ?

Voici les 3 étapes clés pour externaliser vos impressions en toute sérénité.

Un enjeu conjoncturel propice à l’externalisation

Face à la crise sanitaire, un grand nombre d’entreprises ont dû assurer une continuité de service, en faisant preuve d’une grande réactivité pour s’adapter. D’autres ont subi un arrêt ou un ralentissement brutal de leur activité. Avec le déconfinement, les effets de la guerre entre la Russie et l’Ukraine dont l’inflation galopante, les lignes bougent à nouveau. Pour tous les dirigeants et les responsables, un nouvel enjeu est apparu : piloter une entreprise ou un service en tenant compte de l’incertitude.

Dans ce contexte fluctuant, il est devenu vital pour les entreprises de gagner en agilité, pour optimiser leurs ressources et réduire leurs coûts fixes, pour développer la performance en se concentrant sur leur cœur de métier. Comment ?

Et si la réponse se trouvait dans l’externalisation ?

Et si on poussait cette logique d’externalisation à son paroxysme en touchant à des postes qui peuvent paraître difficilement externalisables, comme l’impression ? Démonstration.

La voie toute tracée de l’externalisation

Externaliser c’est confier une activité ou une fonction précise, jusqu’alors gérée en interne, à un prestataire externe. On parle d’outsourcing ou de facility management.

L’externalisation fait ses preuves depuis de nombreuses années. Orientée au départ vers des fonctions à faible valeur ajoutée, elle touche aujourd’hui de plus en plus de fonctions qui requièrent des compétences et une expertise métier. C’est le cas par exemple de l’informatique, de la comptabilité, des Ressources Humaines ou encore du Marketing. Elle concerne également la production et la logistique avec par exemple l’externalisation du stockage ou du transport.

Quel que soit le domaine ou la fonction externalisée, les bénéfices attendus restent les mêmes :

• Réduire les frais fixes
• Gagner en souplesse, en réactivité
• Disposer d’une variable ajustable en fonction de l’activité
• Augmenter la qualité en s’appuyant sur un partenaire expert
• Pouvoir se consacrer à son cœur de métier et améliorer la performance globale de son organisation.