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Le Guide du Web-to-Print

Piloter la communication print d’un réseau de franchises, c’est arbitrer chaque jour entre la cohérence de la marque et l’autonomie du terrain. Une plateforme web-to-print répond à cette équation en donnant à chaque point de vente les moyens de commander ses supports, sans que le siège perde la main. Ce guide détaille son fonctionnement, ses avantages et les critères pour choisir la bonne solution.

Ce qu’il faut retenir

  • Web-to-print : plateforme en ligne pour personnaliser et commander les supports de communication d’un réseau, dans un cadre défini par le siège
  • Trois gains : autonomie du réseau, respect de la charte graphique, maîtrise du budget
  • Supports marketing couverts : print, signalétique, PLV, goodies, textile, déclinaisons digitales
  • Processus de commande fluidifié : personnalisation locale, validation, production, livraison suivies dans un seul flux
  • Bien choisir : personnalisation au réseau, ouverture aux utilisateurs externes, services associés, interfaçage

Qu’est-ce que le web-to-print pour un réseau de franchises ?

Le web-to-print est une plateforme en ligne qui permet à chaque point de vente de personnaliser puis de commander ses supports de communication imprimés dans un cadre verrouillé par le siège. La tête de réseau prépare des gabarits conformes à la marque, le terrain n’ajuste que les variables locales, et la commande part en production sans repasser par le marketing central.

Appliqué à la franchise, ce logiciel de web-to-print relève du web-to-print b2b : il répond à une contrainte propre au modèle, où le siège porte la responsabilité de la marque sans détenir l’autorité directe sur des exploitants juridiquement indépendants. La plateforme web-to-print déplace le contrôle en amont. Plutôt que de valider mille fois au cas par cas, le siège cadre une fois, dans l’outil.

C’est là que le print et le web se rejoignent : ce print en ligne, ou impression en ligne, conserve le contrôle central tout en rendant le terrain autonome. Chaque franchisé accède à un catalogue de supports marketing prêts à personnaliser, de la carte de visite au flyer, et déclenche sa commande en ligne en quelques clics.

Pourquoi le print d’un réseau devient-il vite ingérable ?

Cette autonomie encadrée répond à un désordre que la plupart des réseaux connaissent bien. Le print d’un réseau devient ingérable parce que trois dérives se cumulent à mesure que le parc grandit : le siège croule sous les demandes, l’image de marque se fragmente en local, et la dépense de communication se disperse sans consolidation. Chaque nouvelle ouverture aggrave l’écart, sans que l’équipe marketing centrale grandisse pour autant.

  • Le siège devient le guichet obligé : un flux permanent de mails et d’appels réclame le dernier logo, un fichier source ou une adaptation de flyer, souvent les mêmes demandes répétées.
  • La marque dérive sur le terrain : ancienne signature en vitrine, flyer recomposé sous Word avec la mauvaise typo, prix promotionnel périmé, découverts trop tard par le siège.
  • La dépense éclate chez les imprimeurs locaux : chaque point de vente commande à ses conditions, sans que le siège voie ni les volumes, ni les prix réellement payés.

Ce fonctionnement épuise la fonction marketing, qui glisse vers un rôle de production à la demande. Les campagnes nationales arrivent tard et incomplètes sur le terrain, et personne ne sait précisément quels supports sont réellement utilisés. La réduction des coûts reste hors d’atteinte tant que la gestion des commandes n’est pas centralisée.

Quels avantages le web-to-print apporte-t-il à un réseau de franchises ?

Les avantages web-to-print pour un réseau de franchises tiennent en trois points : l’outil rend le terrain autonome, il garantit la cohérence de la marque, et il rend la dépense de communication lisible et pilotable. Chacun répond directement à l’une des dérives décrites plus haut.
Ces bénéfices ne s’obtiennent pas séparément. La même plateforme qui libère le siège cadre aussi la marque et consolide le budget. C’est cette simultanéité qui distingue le web-to-print d’un simple outil de partage de fichiers.

Comment libère-t-il l’équipe marketing du siège ?

Le web-to-print sort le marketing central de la production à la demande en rendant chaque point de vente autonome sur ses commandes. Le siège cesse d’être le passage obligé pour le moindre flyer, et récupère le temps confisqué par l’exécution répétitive.

  • Autonomie du réseau : le point de vente personnalise et commande seul ses supports, sans écrire à personne.
  • Gain de temps : les demandes récurrentes disparaissent du flux, l’équipe se recentre sur la stratégie et la création de campagne.

Comment garantit-il la cohérence de la charte graphique ?

Le web-to-print garantit la charte graphique en intégrant le cadre de marque directement dans les gabarits : la conformité devient une propriété du support, et non le résultat d’une relecture. Le terrain ne peut modifier que les zones autorisées, tout le reste reste verrouillé.

  • Image maîtrisée : logo, typographies et couleurs sont figés dans le modèle, ce qui écarte toute version divergente en local.
  • Personnalisation encadrée : seules les variables locales, adresse, horaires ou offre du point de vente, restent modifiables, préremplies ou saisies manuellement.

Comment permet-il de maîtriser le budget de communication ?

Le web-to-print permet de maîtriser le budget en consolidant sur une seule plateforme une dépense de communication aujourd’hui éclatée entre des dizaines de fournisseurs locaux. Le siège voit enfin les volumes, les prix payés et les écarts entre points de vente, ce qui rend la dépense pilotable avant d’être engagée.

  • Budget optimisé : la massification des achats fait jouer l’effet de volume et abaisse le coût unitaire de chaque support.
  • Coûts cachés traités : réimpressions, commandes en urgence et stocks dormants deviennent visibles, donc réductibles.

À cette consolidation s’ajoute une gestion des stocks pilotée depuis le même logiciel de gestion : réception, stockage et seuils d’alerte cessent d’être suivis à part. C’est la logique du print management, où l’achat, la production et la logistique sont tenus dans un flux unique plutôt que dispersés.

Rendre la dépense lisible change aussi la conversation en interne. Le marketing défend un budget documenté plutôt qu’une intuition, et l’optimisation des achats cesse de dépendre de la bonne volonté de chaque point de vente.

Quels supports marketing gérer avec une plateforme web-to-print ?

Une plateforme web-to-print gère l’ensemble des supports marketing d’un réseau, du print au digital local, dans un même catalogue personnalisable. Grâce à ce périmètre large, chaque point de vente couvre son besoin de communication au même endroit, ce qui permet d’assurer une présence homogène. Le périmètre couvre quatre grandes familles physiques, auxquelles s’ajoutent les déclinaisons digitales du point de vente.

Les supports print et l’édition commerciale

Les supports print rassemblent tous les documents commerciaux déclinables par point de vente, du plus courant au plus technique. Ce sont les produits les plus demandés au quotidien par le réseau, et ils prolongent souvent l’identité déjà portée par le site web de l’enseigne.

  • Flyer, affiche, dépliant, brochure
  • Cartes de visite et papeterie commerciale
  • Imprimés de gestion et documents techniques

Les goodies et le textile personnalisés

Les goodies et le textile prolongent la marque au-delà du papier, sur des objets et des vêtements aux couleurs du réseau. Ils se commandent dans le même flux, ce qui évite au point de vente de multiplier les fournisseurs.

  • Roll-up, totem et kakémono
  • Adhésif vitrine et signalétique intérieure
  • PLV de comptoir et présentoirs promotionnels

La signalétique et la PLV

La signalétique et la PLV équipent le point de vente physique et assurent la visibilité de la marque dans l’espace commercial. Ces supports de grand format se commandent dans le même cadre que le print, avec la même garantie de conformité.

  • Goodies : stylo, gourde, porte-clé, tote-bag
  • Textile : t-shirt, casquette, veste, doudoune
  • Objets événementiels et kits d’accueil personnalisés

Comment fluidifier le processus de commande et d’impression ?

On fluidifie le processus d’impression d’un réseau en reliant dans un seul flux de travail la personnalisation locale, la validation, la production et la livraison. Le support passe de la commande à la réception sans repasser par le siège, ce qui supprime les allers-retours qui allongeaient chaque délai. Le même flux permet de fluidifier et optimiser la chaîne : optimiser l’impression support par support et optimiser les achats par la massification, sans multiplier les interlocuteurs.

La personnalisation locale encadrée par des gabarits

La personnalisation locale repose sur des gabarits qui verrouillent la marque et n’ouvrent que les variables du point de vente. Le franchisé adapte son support en autonomie, sans jamais pouvoir sortir du cadre défini par le siège. Le gabarit sert à simplifier la commande pour le terrain et à automatiser la gestion des déclinaisons côté siège.

  • Les zones modifiables sont préremplies ou saisies manuellement, le reste est figé.
  • La mise en page conforme est garantie par le modèle, pas par la vigilance de l’utilisateur.

Les workflows de validation

Les workflows de validation n’interviennent que là où ils sont nécessaires, ce qui évite de transformer chaque commande en goulot d’étranglement. Le siège choisit les cas qui exigent un contrôle humain et laisse passer le reste automatiquement.

  • Un support conforme au gabarit part sans validation, en autonomie complète.
  • Un cas sensible, prix ou mention légale, déclenche une validation ciblée avant impression.

Cet équilibre résout la tension entre répondre vite et contrôler avant diffusion, de manière durable. Le point de vente conserve sa réactivité commerciale, le siège garde la main sur le contenu qui présente un risque réel, sans arbitrer chaque demande au cas par cas. C’est là que se gagne l’efficacité du dispositif.

La production et la livraison au point de vente

Une fois validée, la commande part en production, puis la livraison est acheminée directement au point de vente, avec un suivi en temps réel. Le siège n’a plus à orchestrer la logistique support par support, ni à gérer les incidents fournisseurs à la place du terrain.

  • La production groupée garantit une qualité homogène d’un point de vente à l’autre, sans écart de papier ni de colorimétrie.
  • Le suivi des commandes et des livraisons donne à chacun la visibilité sur les délais et les quantités.

Cette maîtrise de bout en bout est décisive pour les temps forts commerciaux. Une campagne validée au siège arrive à temps dans toutes les vitrines, et une mise à jour urgente se propage en une fois sur l’ensemble du parc, sans relancer tout le circuit.

Comment choisir sa solution web-to-print pour un réseau de franchises ?

Les solutions web-to-print ne se valent pas toutes face à un réseau. Choisir sa solution web-to-print pour un réseau de franchises revient à juger quatre critères propres au modèle : sa personnalisation à votre réseau, son ouverture à des utilisateurs externes, l’étendue des services associés et sa capacité à s’interfacer avec l’existant. Beaucoup de solutions d’impression génériques, pensées hors franchise, échouent sur au moins l’un des quatre.

La personnalisation de la plateforme à votre image

Une plateforme web-to-print aux couleurs du réseau cesse d’être un outil externe imposé pour devenir un service du réseau. Ce point change ce que le siège présente à ses franchisés, et pèse directement sur l’adoption.

  • La plateforme reprend l’image et l’identité de l’enseigne, pas celle du prestataire.
  • Elle évolue avec le réseau : ajout de produits, de nouveaux utilisateurs, de cas non prévus au départ.

L’ouverture à des utilisateurs externes et la sécurité des données

En franchise, la solution doit s’ouvrir à des utilisateurs qui ne sont pas salariés du siège, des franchisés juridiquement indépendants, tout en encadrant strictement l’accès et le traitement des données. C’est le point qui mobilise l’IT et la conformité, et qui doit être tranché tôt.

  • Sécurité des données et gestion des accès par profil ou par enseigne, avec traçabilité.
  • Hébergement et traitement des données maîtrisés, un hébergement en France levant l’essentiel des réserves.

Ces réponses ne convainquent pas à elles seules, mais elles évitent de perdre du temps. Chaque question de l’IT ou du juridique qui trouve sa réponse immédiatement est un délai d’instruction en moins, sur un service dont l’ouverture au terrain conditionne tout le déploiement.

L’étendue des services associés à la plateforme

Les services associés font la différence entre un logiciel livré seul et une chaîne maîtrisée de bout en bout. Ce sont eux qui déchargent les équipes déjà saturées du siège, celles-là mêmes que le projet doit soulager.

  • Conseil, création des gabarits et paramétrage à la prise en main, pour ne pas reporter la charge sur le marketing.
  • Accompagnement au changement et support dans la durée, avec un interlocuteur identifié.

Ce critère répond à la vraie question que se pose l’acheteur : qui fait le travail. Un prestataire qui prend en charge l’intégration des assets et la conduite du changement retire le principal frein au démarrage, et rend le projet moins dépendant du seul porteur interne.

L’interfaçage avec l’existant

La solution doit s’articuler avec les outils déjà en place plutôt que d’ajouter un îlot isolé dans une stack déjà chargée. C’est la condition pour que l’IT ne voie pas dans le projet une brique supplémentaire à administrer.

  • Interfaçage avec l’e-procurement et les circuits d’achat existants du réseau.
  • Articulation avec les fournisseurs déjà référencés et les systèmes de facturation par entité ou filiale.

Une plateforme capable de se connecter à l’existant retire à l’IT son principal argument de rejet. Elle transforme un énième outil externe en maillon intégré du système d’information, ce qui facilite l’arbitrage en interne.

Web-to-print ou imprimeur local : quelle solution d’impression pour un réseau ?

Face au web-to-print, un réseau envisage presque toujours trois alternatives : l’imprimeur local de chaque point de vente, la centrale d’achat nationale et le référentiel de marque outillé. Chacune traite une partie du problème, mais aucune ne relie à la fois l’autonomie du terrain, le cadre de marque et la production, ce que fait le web-to-print.

 

Solution Ce qu’elle apporte Ce qui lui manque
Imprimeur local
Proximité, rapidité, relation directe avec le point de vente

Marque différente selon la ville, aucune consolidation de la
dépense
Centrale d’achat nationale
Effet de volume,
réduction des coûts, process d’achat familier

Le siège reste le guichet, la conformité dépend d’un contrôle humain
Référentiel de marque (DAM)
Rangement, droits et versions des assets bien gérés

S’arrête au fichier : ni impression, ni logistique, ni
livraison
Web-to-print
Autonomie encadrée, cadre de marque et production reliés

Coût d’entrée et conduite du changement à intégrer

 

L’imprimeur en ligne grand public complète ce tableau par un prix imbattable sur les produits standards, mais sans aucun gabarit ni contrôle : chacun envoie ce qu’il veut. C’est le point de comparaison le plus fréquent, et le plus trompeur. Comparer un support unitaire chez l’imprimeur direct au coût d’une plateforme revient à ignorer les coûts évités, gaspillage, réimpressions, urgences et temps, qui ne figurent sur aucun devis.

La bonne lecture ne consiste donc pas à opposer un logiciel à un imprimeur. Un prestataire qui est lui-même imprimeur et apporte la plateforme relie les deux : on ne compare plus un outil plus une chaîne de production à un imprimeur seul, mais deux offres d’impression dont l’une seulement rend le réseau autonome.

Conclusion

Le web-to-print règle la tension mère de la franchise : rendre le réseau autonome sans lâcher la marque. En déplaçant le contrôle dans les gabarits plutôt que dans une relecture au cas par cas, il libère le siège, protège la charte graphique et rend la dépense de communication enfin lisible.
Le vrai sujet du print réseau n’est pas de savoir s’il faut du print, que le réseau continue de consommer, mais comment gérer celui qu’on produit déjà. Sur ce terrain, une plateforme portée par un imprimeur, personnalisée au réseau et accompagnée dans la durée, transforme un point de friction chronique en service que le terrain finit par réclamer.

Externalisation Reprographie
Secteur Public

Ministères, collectivités, hôpitaux, universités : vos volumes documentaires restent stratégiques alors même que vos budgets se resserrent et que la sobriété numérique devient une obligation.
Quarante Six accompagne les acheteurs publics dans l’externalisation de leur centre de reprographie, avec une exigence absolue de continuité du service public, de conformité à la commande publique et de traitement responsable de la reprise du personnel.

Pourquoi externaliser votre reprographie en 2026 ?

Le marché de l’impression connaît une mutation profonde. Les ventes d’équipements ont reculé de 25 % en cinq ans et les budgets IT sont réalloués en priorité vers le cloud, la cybersécurité et la donnée. Désormais perçue comme moins stratégique en interne, l’impression gagne à être confiée à un partenaire spécialisé. Dans le même temps, les acheteurs publics externalisent de plus en plus les travaux documentaires complexes ou à forte volumétrie*.

Ce que vous y gagnez :

  • Un coût au document maîtrisé et prévisible, sans immobilisation budgétaire
  • La fin des investissements matériels et de la gestion de parc
  • Un accès immédiat à des capacités de production haut volume et grand format
  • La conformité réglementaire assurée (facturation électronique, RGPD, RSE)
  • Le recentrage de vos agents sur le cœur de leur mission de service public


*EBEN / Deloitte, « Étude de marché – Externalisation des centres d’impression dans le secteur public français » (18/06/2026) ; sources : Xerfi 2025, BOAMP.fr, data.gouv.fr (DECP).

Les 7 points déterminants pour un acheteur public

À la différence d’un acheteur privé qui raisonne d’abord ROI et productivité, l’acheteur public décide selon une grille où conformité, continuité et acceptabilité sociale sont déterminantes.

1. Maîtrise et lissage budgétaire
Passage d’une logique d’investissement à un coût au document transparent, aligné sur l’usage réel et le coût total de possession.

2. Zéro rupture de service public
Engagements de niveau de service (SLA), plan de continuité et capacité de reprise de charge lors des pics : rentrée, élections, dossiers patients, éditions réglementaires.

3. Conformité à la commande publique, clé en main
Réponse aux appels d’offres en direct comme via les centrales d’achat (UGAP, Resah). Mémoires techniques, allotissement, respect du CCTP.

4. Souveraineté et sécurité documentaire
Documents sensibles (santé, état civil, données RH, bulletins) traités avec hébergement des données en France, conformité RGPD stricte et gestion rigoureuse des accès.

5. RSE et sobriété numérique
Matériel reconditionné, circuit court, bilan carbone, label Imprim’Vert : réponse aux critères environnementaux désormais notés dans vos appels d’offres.

6. Expertise haut volume et façonnage
Reprographie grand format, mise sous pli, routage et diffusion documentaire, numérisation : les productions que vos équipements internes ne peuvent pas absorber.

7. Une reprise du personnel maîtrisée et respectueuse
Le sujet le plus sensible d’un projet public. Nous en faisons une priorité (voir section dédiée ci-dessous).

La reprise du personnel : notre expertise du dialogue social

La reprise des équipes est souvent le point le plus délicat d’un projet d’externalisation dans le secteur public, où le dialogue social est plus structuré et syndiqué que dans le privé. Chez Quarante Six, nous abordons ce sujet avec méthode, transparence et confidentialité.

Nous connaissons le cadre applicable : le transfert des agents contractuels de droit public impose de leur proposer un contrat reprenant les clauses substantielles, notamment la rémunération. Pour les fonctionnaires, le détachement d’office prévu par la loi de transformation de la fonction publique garantit le maintien d’une rémunération au moins égale, la conservation des droits à l’avancement et à la retraite, et la possibilité de réintégrer leur corps d’origine*.

Nos engagements :

  • Un dialogue constructif avec les représentants du personnel et les organisations syndicales
  • Le maintien des conditions essentielles de rémunération
  • Un accompagnement humain et individualisé de la transition
  • Une confidentialité totale sur chaque projet


*Houdart & Associés, « Le détachement d’office du fonctionnaire en cas d’externalisation », houdart.org

Une réponse adaptée à chaque acheteur public

Etat : Ministères, préfectures, agences et opérateurs : éditions réglementaires, documents officiels, forte exigence de sécurité et de traçabilité.

Collectivités : Régions, départements, métropoles, communes : communication institutionnelle, documents électoraux, état civil, grande variété de formats.

Santé : CHU, centres hospitaliers, EHPAD, structures médico-sociales : dossiers patients, documents confidentiels, gros volumes.

Education : Universités et grandes écoles publiques : polycopiés, sujets d’examen, supports pédagogiques, pics saisonniers marqués.

Comment nous travaillons avec vous

Diagnostic confidentiel

Audit de vos volumes, de votre parc
et de vos coûts réels

Proposition sur-mesure

Dimensionnement, engagements de service,
plan de reprise du personnel

Reprise de vos contrats
Réponse à votre marché

Appui à la rédaction du besoin,
réponse en direct ou via centrale d’achat

Transition accompagnée

Reprise progressive, dialogue social,
zéro rupture de service

Pilotage continu

Reporting, revues de performance,
amélioration continue

Foire aux questions (FAQ)

L’externalisation de la reprographie est-elle adaptée à une petite collectivité ?

Oui. Le modèle au document permet de dimensionner la prestation aussi bien pour une commune que pour une métropole ou un CHU, sans investissement initial.

Que devient notre personnel de reprographie ?

La reprise du personnel est encadrée par la loi. Nous nous engageons sur le maintien des conditions essentielles de rémunération et sur un accompagnement individualisé, dans le cadre d’un dialogue social transparent.

Pouvez-vous répondre à un marché public ou via une centrale d’achat ?

Oui. Nous répondons directement à vos appels d’offres et travaillons avec les centrales d’achat publiques.

Comment garantissez-vous la confidentialité de nos documents sensibles ?

Hébergement des données en France, conformité RGPD, gestion stricte des accès et traçabilité complète des flux documentaires.

Êtes-vous engagés dans une démarche RSE ?

Oui : matériel reconditionné, circuit court, réduction de l’empreinte carbone et labellisation environnementale, en phase avec vos critères d’attribution.

Ils nous font confiance

Audit impression

Le processus d’un audit nécessite une bonne connaissance de l’impact de votre parc imprimante sur vos dépenses. L’objectif principal est de trouver la solution la plus pertinente pour rationaliser vos coûts d’impressions. Pour vous aider dans cette étape, nous avons regroupé les réponses aux questions fréquentes qui nous sont posées et qui vous permettront de vivre la meilleure expérience dans le cadre d’audits.

Comment optimiser son parc d’impression ?

Pour gérer les impressions, vous êtes actuellement en contrat avec une marque de constructeur, Canon, Xerox, HP… Depuis une dizaine d’années, comme c’est le cas dans de nombreuses entreprises, vous avez constaté une baisse globale des impressions en raison de la digitalisation des documents et de la gestion documentaire. La crise sanitaire de 2020 a accéléré ce phénomène.

La rationalisation du parc impression en lui-même a nécessité de réduire le nombre de périphériques d’impression

Pour rééquilibrer la rentabilité de votre centre de reprographie, vous avez alors analysé son fonctionnement et mené des actions d’optimisation des impressions. Il en est sûrement ressorti des achats plus maîtrisés et la révision progressive des systèmes d’impression en commençant par le changement des habitudes des utilisateurs et en vous rapprochant de votre service informatique pour valider les choix techniques. Par exemple, les différents services opérationnels et utilisateurs ont été sensibilisés à l’importance de limiter l’impression sur papier en couleur pour favoriser le noir blanc. Ensuite la rationalisation du parc impression en lui-même a nécessité de réduire le nombre de périphériques d’impression à chaque étage de vos bâtiments, notamment les imprimantes jet encre, pour concentrer le maximum des travaux d’impression dans votre centre de reprographie.

Aux contextes économiques vus précédemment, s’ajoute les nouveaux enjeux environnementaux à horizon 2030. Votre politique d’impression se doit alors de faciliter l’accélération de l’optimisation de votre parc imprimantes et de vos achats de consommables.

A ce jour, vous faites régulièrement l’audit de votre parc impression. Les efforts menés pour réduire les dépenses en impressions vous laissent penser que vous avez écumés toutes les solutions pour faire des économies supplémentaires. Cependant, il vous reste une dernière option : avez-vous évalué les avantages de l’externalisation de tout travail d’impressions ? Pour cela, nous avons recensé pour vous les bonnes informations à connaître pour évaluer au mieux les bénéfices financiers réalisables. Tout d’abord, et avant de consulter un prestataire spécialisé, nous vous invitons à mener un audit spécifique.

Pourquoi et comment évaluer le coût réel des impressions au sein de votre entreprise ?

En réalisant un audit total de vos impressions et de son poids total sur votre chiffre d’affaires, vous reprenez le contrôle de vos impressions car vous connaissez précisément le poids de ce poste de coût sur le chiffre d’affaires de votre entreprise.

On estime en moyenne que le poste impression représente 3% du chiffre d’affaires des entreprises. Aussi l’analyse fine et un rapport détaillé vous permettront une évaluation précise des économies qui peuvent aller de 30 à 50 % de réduction par rapport à l’utilisation des imprimantes installées dans vos locaux.

Pour cela il faut détecter les charges fixes mal identifiées, avec pour objectif d’inclure les coûts cachés. Ne vous cassez plus la tête à analyser et concaténer les rapports détaillés de vos travaux d’impression sur le volume de votre parc machines. Voici les éléments à bien intégrer à votre audit :

  1. Les coûts du constructeur
  2. Les coûts liés aux ressources humaines
  3. Les coûts liés à la surface allouée

1- Constructeur : au-delà du matériel d’impression, il faut prendre en compte la maintenance, le façonnage, les consommables, les consommations, les frais d’électricité pour alimenter les machines, … Il est nécessaire également d’intégrer dans votre audit, la valeur de l’engagement mensuel que vous avez signé avec le constructeur (Xerox, Canon, …) qui est fixé sur un nombre minimum de copies couleur, et noir et blanc.

2- Ressources humaines : il vous faut recenser les opérateurs, mais aussi les managers et salariés. En complément, il faut comptabiliser les effets en termes d’organisation du personnel : absence du personnel, remplacement, sous-traitance compensatrice en cas de pic d’activité, surdimensionnement lors de la baisse d’activité. Tout cela peut générer des dépenses additionnelles non négligeables.

3- Surface allouée : si vous ajoutez aux points de vigilance ci-dessus le fait que votre centre de reprographie interne ainsi que les copieurs aux étages (multifonctions, photocopieurs) impliquent une surface de plusieurs dizaines de m2, vous obtiendrez le coût réel des charges afférentes au poste impression.

Comment réduire les coûts globaux de l’impression en entreprise ?

Les résultats de votre audit financier mettront à jour la nécessité d’externaliser vos impressions pour pallier au manque à gagner et contribuer à atteindre les objectifs environnementaux. Mais comment procéder au virage vers les « managed print services » sans bousculer l’organisation, ni perturber les usages des clients internes, et passer intelligemment de la location à la délégation totale du print ? La réponse ci-après.

Les étapes d’un audit impression

  1. Diffuser le rapport détaillé du coût d’impression auprès des parties concernées

Inclure en amont tous les futurs porteurs et prescripteurs du projet vous assure d’être bien entouré et d’obtenir l’adhésion plus facilement auprès de votre direction générale. Les services opérationnels (direction des achats, Facility Management, Ressources humaines, marketing, …) devront définir avec vous le cahier des charges que vous présenterez à votre futur prestataire d’externalisation. Leurs besoins et leurs freins seront bien identifiés afin de faciliter le choix du meilleur partenaire en fonction de la qualité de ses services et de son accompagnement, et de vous assurer de la meilleure expérience de délégation possible.

  1. Lister les prérequis pour le choix d’un partenaire de confiance spécialisé en externalisation

Afin de trouver le prestataire qui vous correspond et d’obtenir des offres pertinentes, votre audit aura également pris en compte les impératifs fonctionnels et organisationnels que vous lui soumettrez. Cela vous permettra de gagner du temps, et constituera un moyen efficace d’évaluer les prestataires à même de répondre à vos besoins, en conformité avec votre cahier des charges, et en toute sécurité.

Assurez-vous notamment que ce partenaire prenne en charge l’ensemble de la production de vos documents et dispose donc de l’équipement nécessaire (imprimante dernière génération, papier classique ou spécifique, …). Le petit plus également : choisir un imprimeur qui dispose d’un studio de création intégré vous facilitera l’étape de recensement des documents-types. De cette manière vous centraliserez et optimiserez la gestion documentaire, pour un respect de la charte graphique de tous vos supports de communication institutionnels et opérationnels, et par ricochet, vous contribuerez à une action positive pour l’environnement en rationalisant l’ensemble de vos productions.

  1. Prévoir un plan d’accompagnement du changement

Pour une expérience la plus fluide et pratique du début à la fin du projet d’externalisation, deux options s’offrent à vous, soit vous décidez de déléguer l’accompagnement du changement auprès de votre futur prestataire, si celui-ci est organisé pour le gérer, soit vous gardez une partie de sa réalisation.

En cas de délégation totale, des processus de suivi de projet sont mis en place et vous libère du temps. Assurez-vous tout de même que seront mis à votre disposition :

  • un chef de projet dédié,
  • une solution ergonomique de soumissionnement des commandes,
  • des tutoriels pour les fonctionnalités spécifiquement développées pour vous,
  • une fonctionnalité de personnalisation des documents en ligne,
  • un service de gestion documentaire digitalisé et sécurisé, un service client disponible,
  • la gestion du rachat de toute imprimante interne en location actuellement, des stocks restants de consommables, …

Certains professionnels vous proposent également des audits en ligne gratuit pour faire une première estimation, efficace et rapide.

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Nos experts en externalisation des impressions vous accompagneront dans votre démarche et tout au long de votre projet

Ils nous font confiance

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La personnalisation des services d’externalisation adaptée aux grands groupes

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Une démarche d’externalisation alignée
avec des objectifs environnementaux ambitieux

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Après avoir rationalisé ses impressions en externalisant sa gestion, l’équipementier voit plus large et réalise l’habillage de son siège social

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Retour d’expériences PwC

Le cabinet de conseil externalise ses impressions avec les équipes Quarante Six

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3 étapes clés pour réussir l’externalisation de vos impressions

La plupart des organisations regardent et appréhendent de manière nouvelle leur fonctionnement pour essayer de gagner en agilité et de réduire leurs coûts. L’externalisation de l’impression devient une variable d’ajustement non négligeable à étudier de près…

L’externalisation de l’impression comme source d’économies

Dans le contexte fluctuant que nous vivons, il est devenu vital pour les entreprises de gagner en agilité, pour optimiser leurs ressources et réduire leurs coûts fixes, pour développer la performance en se concentrant sur leur cœur de métier. Comment ? Et si la réponse se trouvait dans l’externalisation ?

Externalisation de l’impression

3 étapes clés pour réussir l’externalisation de ses impressions

Centre de reproduction VS externalisation : une remise en cause du modèle intégré

Les centres de reprographie intégrés n’ont plus le vent en poupe dans le contexte que nous traversons. Ils ne répondent plus aux exigences de souplesse, notamment avec le télétravail, que nous a imposé la pandémie.

La plupart des organisations regardent et appréhendent de manière nouvelle leur fonctionnement pour essayer de gagner en agilité et de réduire leurs coûts. L’externalisation de l’impression devient une variable d’ajustement non négligeable à étudier de près (voir notre article « L’externalisation des impressions comme source d’économie« ).

Votre entreprise dispose d’un centre de reprographie et s’interroge sur l’intérêt de cette solution à court et moyen terme ? Vous envisagez l’externalisation de votre impression ?

Voici les 3 étapes clés pour externaliser vos impressions en toute sérénité.

Etape 1 : Déterminer le coût réél de l’impression

Avant de franchir le pas, il est important de déterminer de manière précise ce que représente le poste « impression » aujourd’hui pour votre entreprise. Au premier abord on pourrait simplement prendre le nombre total d’impression sur une année et de le multiplier par le coût copie (ce coût varie pour chaque entreprise, en fonction du contrat négocié avec le fournisseur de matériel).

Cependant, le centre de reprographie intégré génère des coûts fixes, parfois mal identifiés, mais non négligeables.

  • Tout d’abord, votre entreprise est engagée auprès d’un constructeur type Xerox, Canon ou autre, qui a mis à disposition, dans vos locaux, le matériel d’impression et de façonnage. Le contrat, pouvant aller de 3 à 5 ans, inclut également la maintenance des équipements, l’approvisionnement en consommables, et les consommations. Il comprend par ailleurs des engagements mensuels minimum sur le nombre de copies couleur et/ou N&B.
  • Ensuite, pour faire fonctionner votre centre de reprographie vous disposez de salariés, managers et opérateurs. Cela peut aller de 1 à plusieurs dizaines de personnes, en fonction de sa taille. Cette équipe nécessite un suivi en termes d’organisation et de ressources humaines, pour gérer notamment les absences, les remplacements, les congés, … Parfois, en cas de pic d’activité, elle peut s’avérer sous-dimensionnée et vous devez alors recourir à de la sous-traitance générant des coûts additionnels.
  • Enfin la surface allouée au personnel, au matériel et aux stocks de consommables représente plusieurs dizaines de m2 (voire centaines si vous disposez de plusieurs centres de reprographie).

C’est l’addition de ces différentes charges qui représente le coût réel de l’impression et qui est à comparer, à volume égal, au coût d’une solution d’externalisation. Vous pourrez, au vu de ces résultats, faire le meilleur choix pour optimiser le poste impression au sein de votre entreprise.

Etape 2 : Choisir un partenaire de confiance, les bonnes questions à se poser

Le choix d’un prestataire fiable, présent à toutes les étapes de votre projet est un gage de réussite. Pour vous assurer de sa capacité à vous accompagner, voici 4 points clés à vérifier en matière de conseil, de service et d’accompagnement.

Que faire du parc machines existant et du contrat qui me lie à un constructeur ?

C’est un élément essentiel au changement et sans doute un des principaux freins. Votre futur partenaire doit avoir la capacité de vous accompagner sur ce point. Et même mieux. En tant que professionnel de l’impression et du fait de ses relations privilégiées avec les constructeurs, l’idéal est qu’il soit en mesure de gérer, pour vous, toute cette partie. S’il est capable de négocier pour vous la fin du contrat, sans coûts complémentaires, même si ce dernier n’est pas arrivé à échéance, mettez-le dans votre short-list.

Comment mes équipes vont-elles pouvoir travailler avec un prestataire externe ?

Assurez-vous que votre futur partenaire vous propose une solution de gestion des commandes adaptée à vos besoins. L’outil doit non seulement être ergonomique et facile à utiliser, mais ses fonctionnalités doivent apporter de vrais services à l’utilisateur comme le suivi en temps réel de ses commandes d’impression.

Pour les responsables de service ou les services achats, cet outil doit permettre également de disposer de tableaux de bord pour suivre les budgets.

Une fois ma commande passée, quels sont les délais de livraison pratiqués ?

Les conditions et délais de livraison dépendent d’une part de la capacité de votre partenaire à réaliser les commandes dans des délais très courts et d’autre part des solutions de logistique et de transport sur lesquelles il s’appuie.

Dans la capacité de production, il est indispensable de se renseigner sur le parc machines et les savoir-faire. N’hésitez pas à demander quelle est l’organisation prévue pour livrer dans des délais très courts. Des sites de production qui travaillent en continu envoient un signal positif sur la capacité du prestataire à vous livrer le jour même.

Est-ce que tout ce que j’imprime actuellement en interne, via mon centre de reprographie, peut être pris en charge par un prestataire ? Et si oui, qu’est-ce que ce dernier peut m’apporter de plus ?

Vous imprimez des documents spécifiques ? Vos impressions ont un caractère ultraconfidentiel ? Quelles que soient vos spécificités métier, assurez-vous bien que votre partenaire soit à même d’y répondre et dispose de l’expérience et du savoir-faire nécessaires.

De plus, en abandonnant votre centre de reprographie, vous allez basculer vers un nouveau mode de fonctionnement. Profitez-en pour recenser les autres types d’impression que vos différents services font réaliser : marketing, grand format, plans, …

La centralisation auprès d’un seul et unique prestataire permettrait une optimisation de l’ensemble de vos achats d’impression et une plus grande efficacité opérationnelle. Assurez-vous que votre futur partenaire d’impression puisse répondre également à ces autres besoins.

Et si votre entreprise est, comme beaucoup, touchée par la généralisation du télétravail, il peut être intéressant de vous appuyer sur ce partenaire pour permettre à vos collaborateurs d’imprimer et de se faire livrer les documents du quotidien, qu’ils impriment habituellement via les copieurs multifonction.

Étape 3 : Accompagner les équipes au changement

Tout changement au sein de l’entreprise suscite des craintes. Il est important d’accompagner vos collaborateurs. Les faire adhérer en expliquant les raisons de la transformation et les bénéfices que l’entreprise et les salariés peuvent en tirer. Là encore, votre prestataire a un rôle déterminant. Sa capacité à vous faire profiter de son expertise pour vous proposer un accompagnement sur mesure dans cette étape clé peut faire pencher la balance en sa faveur.

Vous êtes convaincu que l’externalisation de l’impression est LA solution la plus adaptée pour votre entreprise. Vous souhaitez être accompagné par un partenaire de confiance qui remplisse vos exigences en matière de qualité de service et d’accompagnement ? Prenons rendez-vous !

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Ils nous font confiance

BOSCH

Après avoir rationalisé ses impressions en externalisant sa gestion, l’équipementier voit plus large et réalise l’habillage de son siège social

Mercedes

Externalise son activité de reprographie avec Quarante Six et nous renouvelle sa confiance depuis 2015

Roche Pharma France

Le laboratoire ancre sa performance de manière durable en conjuguant enjeux économiques, sociaux, et environnementaux

L’externalisation de l’impression comme source d’économies

Un enjeu conjoncturel propice à l’externalisation

Face à la crise sanitaire, un grand nombre d’entreprises ont dû assurer une continuité de service, en faisant preuve d’une grande réactivité pour s’adapter. D’autres ont subi un arrêt ou un ralentissement brutal de leur activité. Avec le déconfinement, les effets de la guerre entre la Russie et l’Ukraine dont l’inflation galopante, les lignes bougent à nouveau. Pour tous les dirigeants et les responsables, un nouvel enjeu est apparu : piloter une entreprise ou un service en tenant compte de l’incertitude.

Dans ce contexte fluctuant, il est devenu vital pour les entreprises de gagner en agilité, pour optimiser leurs ressources et réduire leurs coûts fixes, pour développer la performance en se concentrant sur leur cœur de métier. Comment ?

Et si la réponse se trouvait dans l’externalisation ?

Et si on poussait cette logique d’externalisation à son paroxysme en touchant à des postes qui peuvent paraître difficilement externalisables, comme l’impression ? Démonstration.

Changer votre regard sur l'impression

La voie toute tracée de l’externalisation

Externaliser c’est confier une activité ou une fonction précise, jusqu’alors gérée en interne, à un prestataire externe. On parle d’outsourcing ou de facility management.

L’externalisation fait ses preuves depuis de nombreuses années. Orientée au départ vers des fonctions à faible valeur ajoutée, elle touche aujourd’hui de plus en plus de fonctions qui requièrent des compétences et une expertise métier. C’est le cas par exemple de l’informatique, de la comptabilité, des Ressources Humaines ou encore du Marketing. Elle concerne également la production et la logistique avec par exemple l’externalisation du stockage ou du transport.

Quel que soit le domaine ou la fonction externalisée, les bénéfices attendus restent les mêmes :

  • Réduire les frais fixes
  • Gagner en souplesse, en réactivité
  • Disposer d’une variable ajustable en fonction de l’activité
  • Augmenter la qualité en s’appuyant sur un partenaire expert
  • Pouvoir se consacrer à son cœur de métier et améliorer la performance globale de son organisation.

Et si vous externalisiez l’impression ?

La proposition peut paraître incongrue.
Bien sûr pour l’impression de plaquettes ou de supports très spécifiques, les entreprises font appel à des prestataires. Mais pour les impressions courantes, du quotidien, s’appuyer sur un prestataire semble moins évident. Question d’habitude ou d’organisation. La plupart du temps les entreprises réalisent des investissements lourds pour disposer d’équipements performants leur permettant de traiter les travaux d’impression de manière efficace. Pour les plus grandes d’entre elles, elles ont, la plupart du temps, fait le choix d’un centre de reprographie intégré.

Et pourtant, si on y regarde de près, l’impression représente 3% du CA des entreprises. Dans ces 3 % on comptabilise : l’investissement en matériel qu’il faut renouveler, les ressources nécessaires pour réaliser les travaux d’impression, les consommables et toutes ces choses moins visibles telles que la gâche par exemple.

L’externalisation permet de gommer de manière durable une partie de ces coûts cachés. Les entreprises qui ont fait ce choix réalisent ainsi entre 30 à 50 % d’économies.

Les bénéfices de l’externalisation ne s’arrêtent pas à la réduction des dépenses d’impression. Ils englobent également le gain de souplesse, de réactivité, de qualité… bref, tous les autres bénéfices constatés dans des domaines où le facility management est depuis longtemps un réflexe.

Le poids de l'impression en entreprises, la solution : l'externalisation
graphique-etude-impressions-SmithersPira

La baisse des volumes d’impression change la donne

L’externalisation trouve aussi sa raison d’être du fait de l’évolution du volume des impressions. Une étude, réalisée par Smither Pira (cf. graphique), montre clairement qu’entre 2016 et 2021 la tendance, en Europe, est à la baisse. Ce paramètre est essentiel puisque la plupart des contrats d’impression souscrits par les entreprises est basé sur les volumes. Ce fonctionnement est aujourd’hui caduc.

Face à la baisse des volumes d’impression et à la nécessité de s’adapter à un contexte en constante mutation, les entreprises se retrouvent au pied du mur dans un domaine où elles n’étaient pas forcément enclines à changer. Il ne s’agit plus de savoir si l’externalisation de l’impression est une solution valable. Il devient urgent et nécessaire de savoir quand et dans quelles conditions l’externalisation de l’impression peut être mise en place pour en tirer des bénéfices à court et à long termes.

Comment s’y retrouver ? Par où commencer ?

De quelles informations avez-vous besoin pour initier la démarche ?

Comment récupérer facilement ces données, parfois diffuses,
pour calculer les bénéfices de l’externalisation de l’impression de manière concrète pour votre entreprise ?

Pour vous aider dans cette première étape et vous faire gagner un temps précieux, nos chargés de clientèle sont à votre disposition !

 

Nous mettons également à votre disposition un simulateur d’économies :

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ILS NOUS FONT CONFIANCE

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Collaboration avec l’agence LGM&Co sur la campagne Interfel

« Jamais trop », la nouvelle campagne décomplexée d’Interfel…

On ne résiste pas à l’envie de partager avec vous notre #collaboration avec l’agence LGM&co sur la campagne de #communication Interfel !

Avez-vous vu la campagne décomplexée qui a pour signature « Les fruits et légumes frais, c’est jamais trop » ? Non ! Alors on vous partage ci-contre l’un des supports de communication avec la vidéo promotionnelle. Cette campagne multicanale a sacrément du caractère, et dans lequel nous avons eu notre rôle à jouer avec un accompagnement en Print Management : conseils, réactivité pour leurs événements tels que des animations en point de vente, une tournée nationale de Foodtruck, la présence dans de nombreux salons et festivals.

#QuarantesixFR #LeMeilleurAmiDesAgencesDeCom

Nos équipes spécialisées en print management recherchent pour vous la meilleure solution créative et efficace pour la réussite de vos actions de marketing et communication

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Les différentes maisons du groupe optimisent leurs achats de print tout en capitalisant sur la force créative des chefs de fabrication

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Le Groupe nous délègue la création graphique et l’impression de supports pédagogiques dans le cadre de l’ouverture de locaux en flex-office

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Le cabinet de conseil externalise ses impressions avec les équipes Quarante Six

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Une agence créative intégrée & agile !

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Faciliter la gestion du flex-office

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Nous avons l’astuce 👉 un disque de présence à poser sur chaque bureau afin de savoir si la place est libre ou pas.

Une création Quarante Six !

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Neutralité Carbone

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Ici on parle de production digitale, de vidéo, d’animations, de support interactif, d’identités digitales, …

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et prend en charge la production de vos communications régulières.

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Pour vos supports de formation ou pédagogiques, vos projets de quelques jours à quelques semaines,
nos équipes créatives rivalisent d’ingéniosité et de talents pour mettre en valeur vos outils et messages,
par la vidéo, les animations en 3D, les illustrations en accord avec votre identité de marque
ou avec une identité spécialement créée pour le digital !

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Découvrez le programme e-learning mis en image et en mouvement par l’agence créative pour le programme One Planet de Danone (extrait)

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Retrouvez quelques-unes de nos réalisations corporate dans ce showreel

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Externalisation des impressions
Retour d’expérience PwC

Dans cette vidéo, retrouvez  :

L’interview de Sandrine Lutz, Responsable de l’Environnement de Travail chez PwC
ainsi que l’accompagnement dédié et déployé par Quarante Six tout au long du projet.

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Communication Evénementielle

Découvrez nos références dans le secteur de l’événementiel

Evénements digitalisés et télévisuels

Le groupe TF1 nous confie l’ensemble de ses impressions

Gestion des urgences, dépannage de dernière minute lors des « Prime », impression dans l’heure, le groupe TF1 est accompagné par Quarante Six sur tous les fronts. Nous réalisons les habillages de plateaux télé, la signalétique des bureaux, l’impression de documents administratifs, de formation, …

La marque de smartphone OPPO récompense ses influenceurs avec des goodies personnalisés

En lien avec l’agence d’influence marketing de la marque OPPO, nous concevons, fabriquons, et personnalisons les cadeaux spécifiques destinés aux influenceurs, avec pour objectif de créer une nouvelle expérience de marque plus immersive.

Réalisation client : oppo | Impression et personnalisation By Quarante Six

Au côté des marques de luxe
pour leurs événements d’envergure

Réalisation pour le groupe LVMH

LVMH – Viva Technology 2019

Pour mettre en avant son partenariat de premier plan au salon Viva Technology et guider les visiteurs au sein de son pavillon dédié de 500 m2, le groupe LVMH s’est adjoint les services du studio de création graphique, intégré à Quarante Six, et de nos ateliers de production.

  • Flyer de découverte du pavillon LVMH : création du pattern, des illustrations, mise en page, PAO et impression dans nos ateliers
  • Déclinaison digitale de présentation des services et prestations LVMH

Les Galeries Lafayette retrouvent chez un même prestataire : originalité, proximité et réactivité

A l’adresse parisienne des Galeries Lafayette Champs-Elysées, les événements se suivent et ne se ressemblent jamais, et se déroulent dans des délais hors normes  !

Grâce à notre partenariat, la célèbre enseigne de retail s’adjoint les compétences flexibles de nos équipes techniques et l’agilité de gestion de nos chargés d’affaires, toujours au petit soin pour nos clients. En savoir plus > 

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Galeries Lafayette

Le retailer habille son adresse sur les Champs-Elysées au rythme trépidant de ses événements et avec sérénité avec nos solutions créatives et efficaces

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ORPEA

Depuis 2003, un partenariat qui perdure après une externalisation réussie de la création et fabrication des supports institutionnels et opérationnels

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Neutralité Carbone

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Habillage de bureaux

L’habillage des espaces, un véritable sujet d’actualité, alors que nombre d’entreprises réorganisent les bureaux ou concentrent leurs effectifs…

Solutions eco-responsables

Retrouvez notre sélection de solutions pour vos supports de communication respectant l’environnement

MATIERES ET STRUCTURES
REUTILISABLES OU RECYCLABLES

Vous recherchez un support de communication, qui vous permette de maîtriser votre impact sur l’environnement
tel que le traitement des déchets, le recyclage ou la réutilisabilité  ?
Ces nouveautés vont répondre à vos attentes !

Roll-up éco-conçu

ROLL-UP
REUTILISABLE

Grâce à ses caissettes amovibles dans lesquelles se loge la bâche enroulée, vous changez autant de fois que vous le souhaitez le visuel de votre roll-up, en tout autonomie.

VOIR LA DEMO >

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PANNEAU RIGIDE
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Composition 100% papier certifié FSC
Aussi rigide que le carton
100% recyclable
(avec déchets papier/carton)

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• Campagnes promotionnelles en intérieur
• Signalétique extérieure courte durée
• Panneaux suspendus
• Applications PLV

PANNEAU RIGIDE
EN CARTON RECYCLABLE

Support à structure nid d’abeille
100% recyclable – Epaisseurs 10mm ou 16mm
Classement au feu EN13501-1

IDEAL POUR :
• Supports pour Points de vente (PLV)
• Signalétique intérieure
• Mobilier éco responsable
• Présentoirs

VOS STANDS ET CORNERS DE VENTE MODULABLES

Les stands se veulent plus que jamais adaptables, réutilisables,
mieux pensés pour rationaliser les coûts mais aussi
pour préserver l’environnement.

Saviez-vous que Quarante Six vous accompagne dans la configuration
de votre stand, et imagine avec vous une solution modulaire pour s’adapter
aux superficies
habituelles de vos stands professionnels ?

Les structures restent identiques, seuls les visuels changent.
Ceux-ci peuvent être en tissu, en bâche sans PVC, sans oublier le mobilier
en carton alvéolaires recyclés et recyclables. Vous gagnez à tous les niveaux !

UN PROJET ECO RESPONSABLE ?

Notre équipe commerciale est à votre écoute !

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Une création Quarante Six !

Digital + print = le bon mix pour 2021

Découvrez l’une de nos réalisations en motion design créée par le Studio de Création. Voir la vidéo >